（一）合同的主體(甲方乙方) 在簽合同時應特別注意：

1、首先應特別注意營業執照上的公司名稱，保證合同上對方名稱和企業營業執照上的名稱保持一致，還應注意公司的樣章的名稱和營業執照上的一致。

2、一般而言，合同上會要求有企業法定代表人的簽字，在此應確認在此處簽字的人的身份，如果不是法定代表有人，則應特別注意該人員是否有公司或法定代表人的授權委托書，并且應把授權委托書、合同書及個人的身份證明放在一起保管，以保證簽訂合同的有效性。

3、應注意簽約方的資信狀況，以保證合同的有效履行。

4、在履行合同的過程中涉及到對方人員簽字的地方（如驗收單上）都要注意簽字方的身份，是否具有合法的授權委托書，否則簽字可能會變為個人的行為，最好在涉及到對方簽字的地方都加蓋公司的印章加以確認。

5、如果簽約方為個人，應特別注意落實個人身份，并留下身份證復印件，及資信狀況，最好是以錢款兩清的方式來交易，以避免風險。 （二）合同主體的考察方法

1、簽約對方的主體資格 簽約對方為企業時，則應注意企業下屬部門，如企業各部、科、室等是不具備主體資格，不能簽約的,如果簽訂了這樣的合同可能會因為主體不適格而被認定無效；而企業的分支機構，如分廠、分公司、辦事處等，則應看其是否具有對外開展業務資格（是否有授權）？是否有非法人營業執照？如果有授權或非企業法人營業執照才有簽訂合同的資格，對分公司、分廠、辦事處的審查，除審查分支機構的履約能力外，還應審查公司的履約能力的情況，因為在分支機構無力承擔責任的情況下，公司還應承擔補充責任。看注冊資本，是否與擬簽合同標的額相稱，如差別較大，則可能風險也較大，應加以注意；看企業經營范圍，看擬簽合同業務是否在經營范圍內，不是，風險也較大；看企業的工商年檢是否通過了工商部門年度檢驗，如果沒有，則簽定合同時風險也會較大。除以上的方式以外，還應依據營業執照中記載的情況，對公司的辦公地點、人員、固定資產等進行實地考察和確認。

2、要核實對方資信情況 在審核了對方的主體資格，沒有問題后，則應核實簽約對方的資信。核實資信的方式與簽約對象是新客戶還是老客戶，有很大的區別，如果是老客戶，則可以考慮與其簽合同，但要核對其之前的履約的情況，如履約情況差，一般不能再與其簽合同，既使簽，也只能同時履行合同，既交貨的同時付款的合同。如果交貨期較長，則應要求對方先支付一定的履行保證金，并要求在交貨的同時付清全部貨款；對核對履約記錄情況后，如履約情況一般或履行情況良好，則應考察其資信證明文件，除了交貨的同時付款以外的合同，
一般應要求對方提供資信證明文件，資信證明文件一般包括企業簡介，營業執照，效益情況，稅務證明，銀行信用等級證明以及單位的基本情況等資信證明資料；同時可以通過了解對方客戶的評價，調取工商資料等其它手段核實對方所提供的資信證明情況，同時還可以對公司的注冊資本情況、會計資料、股東等進行核實，最后依據對方的資信情況確定是否應簽合同或簽什么樣的合同。 對于新客戶除了交貨的同時付清款的合同外，一般應要求對方提供資信證明材料，并實地進行考查，在確認有良好資信及履約能力后再與之簽定合同，如果在此過程中能讓對方提供履約擔保則會極大的減少風險。

(三)合同的訂立

1、合同談判成果的確認 銷售人員在和客戶反復接觸并基本達成一致后，應學會以明確，有效的方式對談判成果進行確認，作為雙方簽訂正式合同的依據。一般而言，在談到結束以后，應以締約談判備忘錄，締約意向書等形式確認談判成果，以備正式簽訂合同時參照。對于制作的談判文書被確認以后，應對內容進行確認并寫上時間、地點、當事人、談判成果，然后由雙方簽字、蓋章。 在法律效力上，締約意向書、會談紀要等主要具有以下的特點： （1）按照《合同法》如果一方最終無正當理由拒絕簽訂正式合同，則應承擔締約過失責任，賠償對方因締約而受到的損失； （2）這些文書有時可以起到補充正式合同的重要作用，正式合同對有關事項約定不明或者沒有約定，而該事項又對合同的履行或者爭議處理不可或缺，那么依據《合同法》的規定，可以按照這些文書記載的內容處理合同中的有關問題。 （3）這些文書有時可解釋合同條款。由于在締約意向書中一般包括已決條款和未決條款兩部分，對于已決條款會直接成為合同中的條款，故在意向書中確定已決條款時應特別的謹慎，千萬不要以為不是正式合同就隨意的承諾，避免在簽定正式合同時給自己造成不利；而對于未決條款由于是雙方的分歧所在，可能會影響正式合同的簽定，故在意向書中應對因未決條款達不成一致造成正式合同不能簽定的情況，約定有相應的處理方式，以免有不必要的法律風險。

2、合同的形式風險 合同的形式有書面形式、口頭形式和其他形式。除了交貨的同時負款的合同外，一般應以書面的形式簽定合同，在以信件和數據電文（包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件）等形式簽定合同時一定要要求以書面的形式做最后的確認，以避免雙方在履行過程中發生分歧。當然如果當事人未采用書面形式但一方已經履行主要義務，對方接受的，該合同是成立并有效的，但這樣的行為會給企業帶來許多不必要的風險和麻煩，應當盡量的避免。
3、簽定合同時還應注意到重要細節

（1）保留好營業執照復印件、法定代表人身份證明、授權委托書、身份證復印件等有關可以證明身份的材料；

（2）蓋公章時一定要清晰；

（3）合同中有修改的地方一定要簽字蓋章確認。

四、合同履行時應注意的事項及常見的風險規避方法

（一）注意付款（現金）同約定的一致

1、實際付款人與合同簽約主體不一致，存在返還不當得利的風險。因此我方財務人員應注意實際付款人與合同簽約主體是否一致。

2、實際付款方式與合同約定方式不一致，存在付款行為無效的風險。因此，我方財務人員應注意實際付款方式與合同約定方式是否一致。

3、實際付款對應的產品品種、批次、數量與合同約定不一致，存在我方潛在的違約等風險。因此，我方財務人員應注意實際付款對應的產品品種、批次、數量與合同約定是否一致。

4、即時清結的情況下，實際付款人與買受人（發票開具的抬頭）不一致，且沒有辦理授權手續，存在返還不當得利的風險。因此，在即時清結的情況下，我方財務人員應注意實際付款人與買受人（發票開具的抬頭）是否一致，并檢查其是否具有授權委托書。

5、雙方連續發生業務、滾動結算的情況下，具體的每筆付款與特定業務不能對應，存在我方的潛在違約及往來帳目難以清算的風險。因此，在雙方連續發生業務、滾動結算的情況下，我方財務人員應仔細檢查每筆付款與特定業務的一致對應性。

（二）嚴格認真把好票據關

1、票據記載的規范性、背書的連續性，是持票人向出票人、前手背書人、付款人主張權利的基礎。一旦出現記載不規范、背書不連續的情況，票據權利的實現便會出現障礙，甚至無法實現。因此，業務人員在收到承兌匯票時，應對票據進行初步鑒別：確認票據為“銀行承兌匯票”并已由承兌銀行簽章；檢查票據的出票日和到期日是否使用中文大寫；檢查票據金額大、小寫書寫是否正確并一致；檢查票據金額、日期、收款人名稱是否更改；檢查票據背書是否連續；檢查背書印鑒章是否清晰無重影并蓋在指定范圍內；檢查票據粘單是否正確加蓋了騎縫章。業務人員對不符合要求的票據應予以拒收，將票據風險消滅在萌芽狀態。

2、可靠的票據承兌人、直接前手背書人，是票據權利的最大保障，可以極大地降低票據欺詐風險。因此，非經公司經理書面批準，不得收取商業承兌匯票以及農村信用合作社、信用聯社開出的銀行承兌匯票，同時盡量選擇實力雄厚、信譽可靠的直接前手背書人。

3、票據流轉的次數越多，其間發生偽造、變造、申報或偽報公示催告的可能性也在增加。一旦發生糾紛，
我方主張權利或者提出抗辯，均存在一定的成本，也存在實際受損的可能性。因此，對已多次背書轉讓的票據應保持高度警惕，在可能的情況下，盡量避免接受背書次數太多的銀行承兌匯票。

4、業務人員收到銀行承兌匯票后需及時交到財務部門，財務人員應對票據的有效性進行再次審核，并向開戶銀行查詢票據的真實性。財務人員收票后應登記臺賬，與交票人辦理書面交接手續。經審核發現承兌匯票不符合上述要求的，退回業務部門處理。

5、財務部門票據保管人員不得兼管應收票據或應付票據賬目，不得保管預留銀行印鑒；每日必須將收票、背書、貼現、托收等業務逐筆序時登記應收票據臺賬；每月必須進行一次盤點，由相關崗位人員進行帳實、賬賬核對，并對檢查結果簽字確認。如有差異，及時查清、處理。 6、票據背書轉讓時，應當注意保全票據移交被背書人前的表面記載。如果票據背書轉讓之后再被他人變造，我方保全的證據將起到證明作用，進而能避免背書后被變造的法律風險。背書時可考慮在票據上記載“不得轉讓”字樣，以避免對后手的被背書人承擔保證責任。

(三)注意發票的開具和交付

1、合同付款時應檢查對方票據的出票人、開戶行、帳號與合同是否相符，有疑問時不得付款。

2、未按簽約客戶的名稱與合同內容開具發票，存在稅收行政處罰、重復納稅、合同未全面、未適當履行的風險。因此，我公司財務人員應嚴格按簽約客戶的名稱與合同內容開具發票。

3、未將發票交付給合法客戶或未得到客戶合法授權的經辦人，存在重復納稅、合同未全面、未適當履行的風險。因此，我公司財務人員應將發票交付給合法客戶或得到客戶合法授權的經辦人。

(四) 應用掌握好履行（自提、代辦托運、送貨）方式

如對方惡意不提貨、拒收貨物或我方無法交貨等情形的，我方存在交貨不能、履約損失（如倉儲費、貨物降價、運費增加、貨物滅失等）的風險。因此應熟練掌握好自提、代辦托運和送貨的履行方式。

1、自提

⑴、實際提貨的經辦人（或第三人）未獲得簽約主體的書面授權委托，存在貨物滅失的法律風險。因此，我方辦理交貨的人員應審查實際提貨的經辦人是否獲得客戶的授權委托書。

⑵、先款后貨方式銷售的，未經財務確認款項到帳即發貨，存在不能收到貨款的法律風險。因此，銷售人員必須在財務確認款項到帳后才能發貨。

⑶、合法提貨人未在提貨單上書面親筆簽字，存在著不能交貨或貨物滅失的風險。因此，客戶的提貨人必須在提貨單上書面親筆簽字。

2 代辦托運：

⑴、合同對于代辦托運規定不明確，且沒有得到客戶的書面委托，存在錯誤交付的風險。因此，銷售合同中對于代辦托運應作出明確約定，并由客戶作出書面委托。
⑵、承運人不具備承運資質，存在我方托運過錯的風險。因此，我方銷售人員應嚴格審查承運人是否具備承運資質。

⑶、合同約定我方代辦運輸保險，實際履行中未投保，存在貨物毀損滅失后客戶向我方追償的風險。因此合同約定由我方代辦運輸保險的，我方經辦人員須及時辦理運輸保險。

⑷、在代墊運費的情況下，存在運費難以收回的風險。因此，在代墊運費的情況下，應在合同中明確約定運費。

⑸、承運人未提供收貨憑證，存在貨物丟失、滅失的風險。因此我方經辦人員在將貨物交付承運人時，應向其要求提供收貨憑證。

⑹、未準確按客戶書面指定的地點填寫托運的收貨地址和收貨人，存在著不能交貨或貨物滅失的風險。因此，我方經辦人員應按客戶書面指定的地點填寫運輸的收貨地址和收貨人。

⑺、客戶書面指定收貨地址和收貨人缺少原件，存在著貨物滅失的風險。因此，我方辦理托運的，應保留客戶指定收貨地址和收貨人的書面原件。

3、送貨：

⑴、實際送貨地點和收貨人與合同約定不一致，存在著違約或不能交貨或滅失的風險。因此我方送貨人員應確認送貨地點與合同約定是否一致，對于簽收人要與合同中約定的一致。

⑵、簽收人未得到客戶書面委托，存在著違約或不能交貨或滅失的風險。因此，我方送貨人員應注意簽收人是否得到客戶的書面委托。

⑶、收貨人未出具書面收貨憑證，存在著不能交貨或貨物滅失的風險。因此，我方應要求對方收貨人出具書面收貨憑證。

⑷、貨物運輸未辦理保險，存在毀損、滅失難以彌補損失的風險。因此，對由我方負責送貨的貨物應盡可能辦理運輸保險。

（五）嚴格審查第三人資格

1、合同約定由我方向第三人履行義務的，存在著第三人不具備資格、無授權委托書或我方向客戶承擔違約責任的風險。因此，我方應審查第三人是否具體資質、資格和履行能力。

2、合同約定由第三人向我方履行義務的，存在著第三人無資格、無授權委托書或不能交貨或不能付款等履行能力的風險。因此，我方應審查第三人是否具體資質、資格和履行能力。

3、在合同履行期間，我方擬將義務全部或者部分轉移給第三人的，應當經客戶方的書面同意，否則存在合同轉移無效的風險。

4、我方擬將債權轉讓給第三人，應當通知債務人。否則未經通知，該轉讓對債務人不發生效力。

（六）及時有效行使好抗辯權
1、在賒銷的情況下，客戶財務狀況惡化，沒有及時掌握并采取措施，可能導致貨款不能清收的法律風險。因此，在賒銷合同履行過程中，發現客戶存在以下情形之一，應行使“不安抗辯權”，不予發貨，但應以書面形式告知對方：

（1）、經營狀況嚴重惡化；

（2）、轉移財產、抽逃資金，以逃避債務；

（3）、喪失商業信譽；

（4）、有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形。

2、在先款后貨的情況下，客戶資金周轉困難沒按期支付卻先行交貨，造成貨款不能清收的法律風險。因此，在先款后貨的情況下，客戶未支付貨款的情況下，我方有權行使“先履行抗辯權”，拒絕其相應的履行要求，不予交貨。

（七）變更、解除應書面協商

1、需要變更經濟合同時，應及時向本部門匯報，必須按合同批準權限獲得批準后方可變更，合同修改審批，視同合同重新簽訂。

2、合同無法履行或部分無法履行時，應及時向本部門領導匯報并通報公司法律顧問，并可采取必要措施。

3、遇有不可抗力情況時，應盡快以傳真、電報（需留底稿、傳真報告和電報單據）或能夠證明已通知對方的方式及時向對方通報，同時應取得有關部門關于不可抗力事實的證明。

4、遇有違約以致發生糾紛、索賠、訴訟、仲裁事項時，由主管部門報告有關領導，然后會同公司法律顧問共同處理。

5、雙方變更或解除合同未采用書面形式，存在合同糾紛等風險。因此，合同變更或解除應采用書面形式。

6、具體變更的內容不明確，造成變更不能達到真實目的。因此，對于合同變更的內容，或者在合同中，或通過雙方認可的書面或電子形式確認具體變更內容。

7、在行使合同解除權時未書面通知對方的，應承擔通知義務履行不當產生的法律風險。因此，應采用書面通知方式，對方能夠簽收的盡量取得對方的簽收。

（八）收集保存好證據

1、債權的存在,要靠證據來證明。提供不出證據時,只要對方否認,就不能認定債權的存在。債權要得到清收,有充分的證據至關重要。證據主要靠當事人提供。所以一定要收集、保存好合同訂立、合同履行的證據。有關證據大致包括:

（1）、能夠證明雙方權利、義務關系的證據,主要是合同、承諾通知書,合同的變更也應有相應的證據。

（2）、能夠證明我方不存在違約行為的證據,包括收條、發運單，提貨單等；

（3）、對方未履行義務的證據,如對方出具或認可的欠條、還款計劃、對賬單、主張權利即催款通知書等；
有質量問題的檢驗報告,對方承認質量問題的證據。

（4）、證明債務人資格及其變化的證據，包括營業執照、合伙協議、合并或分立協議或資料(公告、登記資料)等

（5）、證明因違約造成損失的依據，包括合同書的違約金條款、利息損失、追討債務的費用；

（6）、證明債務人資產狀況的證據，包括資產負債表、對第三人的債權，對其他企業的投資等。

2、提貨手續缺少對方簽字或蓋章的或缺少(如介紹信、授權委托書)等（如我方提供不出證據證明某人在書證上簽字是在代表對方單位進行的行為[簽定合同、提貨、對賬等],對方就有可能以簽字人員進行的是個人行為,無權或不代表單位為由予以否認。如個人簽字為別人代簽,而我方又提供不出授權委托手續,本人就可能予以否認），我方有可能承擔不能交貨的法律風險。因此，提貨手續應有對方簽字或蓋章或介紹信、授權委托書等。

（九）注意掌握好訴訟時效

1、在履行合同中,為防止債權逾期、風險也在增大的情況，應每年進行幾次對賬,由債務人簽字蓋章并注明對賬日期。具體形式有:

（1）、債務人在還款協議或計劃上簽字蓋章。

（2）、債務人在對賬單上簽字蓋章。請注意一個問題：有的對帳單的內容，因為沒有“請按約還款”等內容，因此對帳單僅僅起到了對帳、確認欠款金額的作用，沒有起到催收的作用，不能引起訴訟時效中斷。

2、債務人重新出具欠條、欠據。如債務人不予配合,即說明對債權債務關系雙方之間存在爭議或債務人有賴賬的主觀惡意,就應引起我方高度重視,及時采取相應措施。或提起訴訟,或在法律人員指導下采取“中斷”的其它措施。

3、債務人在催收通知單上簽字蓋章。為防止債務人拒絕簽收，可以采取有回執的特快專遞方式郵寄給對方，保險的方式是由公證部門對你所發的信的內容和信的發出時間、地點和接收人等內容進行公證，這樣才具有法律認可的效力，公證信函也不是100%穩妥，是因為他沒能直接證明對方收到，而是證明信給對方寄出了，這是有漏洞的，要是投遞錯誤就可能被人翻盤。因此，應到工商局查證企業登記或年檢時的法定地址和電話。

（十） 業務流程是關鍵。要建立一套完整的、帶有防范賒銷風險管理業務流程是管理應收賬款的關鍵。這個業務流程不能太影響銷售任務的完成，要綜合平衡銷售與回款的關系。

（十一） 獎懲制度要實行。對銷售人員要建立一套合理的、能激勵銷售人員潛力的激勵機制，是應收賬款管理的重中之重。 五、公司合同管理規定
公司合同管理規定主要規定了合同管理的基本規定，各個合同管理機構的職責，包括歸口管理部門、合同承辦部門、合同審查會簽部門、合同承辦人職責、監察部門等職責，重點規定合同管理的程序規定，包括合同簽訂程序、合同送審及備案程序、合同簽訂的簡易程序、合同履行程序、合同變更或解除程序、糾紛處理程序、檔案管理與使用程序、監督管理程序等,以期通過本規定初步建立合同管理的法律風險防范機制。